Hvis du er på et nivå av en fotograf som jobber med klienter, må du ha en kontrakt.
Når fotojobber går galt, skyldes det ofte mangel på kommunikasjon.
En kontrakt beskytter ikke bare deg, men også din klient i tilfelle uoppfylte forventninger.
Her er noen inneslutninger du kanskje vil vurdere.
Hvem er avtalen mellom?
Først og fremst må du oppgi tydelig hvem kontrakten er mellom og identifisere hver av partene. Du kan identifisere deg selv som "firmaet", og klienten din som "klienten." Selve fotograferingen kan refereres til som "hendelsen."
Merk at avtalen erstatter alle tidligere avtaler mellom partene, og at den eneste måten å legge til avtalen er å gjøre det skriftlig, og at denne endringen må signeres av begge parter.
Kort sagt, hvis noe endres mellom signeringen av avtalen og skyte dagen, trenger du en ny kontrakt.
Hva er reservasjonene?
Du bør ha en del om kontrakten om reservasjonene.
Dette betyr at du legger merke til datoen skuddet er planlagt, og retningslinjene dine for omplanlegging, utsettelse og kansellering.
Sørg for at klienten er veldig klar over konsekvensene av noen av disse endringene.
For eksempel krever mange fotografer et 50% ikke-refunderbart depositum i tilfelle avbestilling, slik at de ikke går glipp av potensielt arbeid som kunne ha blitt booket den dagen.
Sikkerhet
Jeg anbefaler å ha en seksjon som bemerker at du som fotograf / firma har rett til å avslutte dekningen og forlate stedet hvis du opplever upassende, truende, fiendtlig eller støtende oppførsel fra en person på arrangementet som setter spørsmålstegn ved din sikkerhet. Dette kan være en sjelden hendelse, men det er verdt å legge inn kontrakten, slik at du kan hevde rettighetene dine i tilfelle du er et offer i en usikker situasjon.
Dette kan være relevant for for eksempel en kvinnelig bryllupsfotograf som blir trakassert av berusede gjester.
Skytetid og tillegg
Merk at opptakstiden begynner ved planlagt starttid og slutter til planlagt tid, uavhengig av når klienten dukker opp. Hvis en klient er veldig sen, går skytingen til avtalt tid og ikke senere.
Jeg anbefaler også på det sterkeste at hvis du er kommersiell fotograf, si tydelig at klienten eller en representant fra deres selskap må delta på skytingen å gi kreativ retning og godkjenne de endelige bildene.
Du er ikke ansvarlig for den endelige estetikken hvis de ikke er der for å gi tilbakemelding og godkjenning.
Videre forbeholder vi oss retten til å avbryte skuddet og beholde depositumet hvis klienten eller deres representant ikke deltar.
Alvor. Dette skjer.
Utgifter
Det er her du kan merke deg at det kan påløpe ekstra utgifter som kanskje ikke er en del av det opprinnelige tilbudet, for eksempel parkering, rekvisitter på en mote- eller produktshow, eller dagligvarer på en matopptak.
Slike utgifter er vanligvis TBD (som skal bestemmes) og er ikke en del av det opprinnelige estimatet. Dette bør gjøres klart foran, slik at du ikke ender opp med å kutte inntektene dine for å dekke disse tingene.
Ansvar
Du er ansvarlig for mye på en shoot, men visse ting er uforutsett og utenfor din kontroll. Ting som påtrengende personale, forsinkelse av klienten og personalet, været, tidsplankomplikasjoner, feil adresser gitt av klienten eller begrensninger for valgt sted.
Grense for sted og plassering
Med mindre du skyter på studioet ditt eller en leie, er klienten vanligvis ansvarlig for å gi et passende sted for at fotografarbeidet skal finne sted.
Hvis lokalet er begrenset i rommet eller på annen måte hindrer deg i å utføre arbeidet ditt på en trygg måte (eller en som ikke tillater deg å produsere ønsket resultat), forbeholder du deg retten til å be om å flytte til et annet sted eller avbryte skuddet uten straffe.
Tillatelser
Hvem er ansvarlig for å sikre tillatelser?
Når du setter et stativ på et offentlig sted, kan du sannsynligvis bli bedt om å flytte med en politibetjent eller en annen bytjenestemann. Dette kan være katastrofalt på et kommersielt skudd der stedet har blitt speidet og er viktig for storyboardet eller fortellingen om de endelige bildene.
Tillatelser kan ta litt tid å sikre, så husk dette hvis denne jobben faller på deg.
Film og copyright
Fotograferingen du produserer til en klient tilhører fortsatt deg som skaper av disse bildene. Mange klienter tror bildene tilhører dem fordi de betaler deg penger for å produsere dem. De trenger å bli utdannet om copyright.
I den kommersielle verden gir kundene deg i oppdrag å produsere bilder som stemmer overens med deres merke. De betaler deg et separat gebyr for å lisensiere disse bildene for en bestemt bruk og tidsramme.
Du burde ha en egen Bruksavtale i tillegg til kontrakten din som beskriver bruksparametere.
Ansvarsgrense
I det usannsynlige tilfellet at du ikke er i stand til å oppfylle retningslinjene i kontrakten på grunn av skade, sykdom, en “Guds handling” eller en annen hendelse utenfor din kontroll, bør du ikke holdes ansvarlig.
Du bør imidlertid gjøre alt for å omplassere skuddet. Hvis dette ikke er mulig, bør normalt alle betalinger mottatt for arrangementet returneres.
Hvis digitale filer går tapt, blir stjålet eller ødelagt utenfor din kontroll, inkludert men ikke begrenset til feil på harddisken eller utstyret, er ditt ansvar å returnere alle betalinger.
Begrensningsansvaret for delvis tap av originaler bør være et forholdsmessig tap av eksponeringer basert på prosentandelen av det totale antallet originaler.
Fangst og levering
Du er ikke ansvarlig for å levere hvert bilde som tas på et arrangement eller skyting.
Antallet endelige filer som skal leveres er opp til fotografens skjønn eller er basert på en avtale som er inngått mellom fotografen og klienten før signering av kontrakten.
I denne delen kan du notere når du skal levere filene etter og hvordan de skal leveres, for eksempel JPG.webp- eller TIFF-filer.
Etterproduksjon og redigering
Den endelige stilen, effektene og den generelle estetikken til etterproduksjonen og redigering av bildet er etter eget skjønn, med mindre du jobber med en bestemt type jobb der redigeringen vil bli gjort internt, for eksempel av et magasin eller reklamebyrå.
Ingenting er verre enn å jobbe hardt med å redigere og deretter få klienter til å sette sprø Instagram-filtre på bildene dine. Forby enhver endring av fotografiene dine med mindre det er en avtale med klienten om hva disse endringene vil være, som å sette tekst på et bilde.
Nedbetalingsplan
Hvis du ber om et depositum (og jeg håper du er det), må du huske å legge det inn i kontrakten.
Hvordan du administrerer betaling for resten er opp til deg. Mange fotografer tillater tretti dager for mottakelse, men all sen betaling etter det er gjenstand for renter - vanligvis 15-18%.
Legg også merke til en policy om eventuelle NSF-avgifter, og hvis det er noen konsekvenser kunden må være oppmerksom på når det gjelder å ikke betale i tide.
For eksempel kan du i kontrakten oppgi at manglende betaling etter tre måneder er gjenstand for søksmål.
Priser
På slutten av avtalen foreslår jeg at du legger ut avtalt pris.
Hvis du ikke har en egen bruksavtale, kan du ta med bruksvilkårene her.
For mitt kommersielle arbeid gir jeg vanligvis ikke kundene mine en bruksavtale før bildene er betalt i sin helhet og forbyr bruken av bildene mine til da.
Jeg synes dette fungerer bra for meg. Klienter bør ikke bruke bildene dine offentlig med mindre de har betalt for dem, eller det er et brudd på opphavsretten din.
Jeg oppgir til og med dette begrepet på fakturaene mine og gjør oppmerksom på dette i min e-postkommunikasjon når jeg sender det.
Noen kunder kan ta lang tid å betale deg med mindre du trekker spesifikke grenser rundt betaling og bruk av bildene dine.
Signaturfelt
Det bør være et område der både du og klienten kan signere og datere kontrakten.
Det er best hvis du bruker programvare for elektronisk signatur som Hello Sign, slik at klienter ikke trenger å bruke tiden fysisk på å laste ned og skanne en signert kontrakt tilbake til deg. Alle er opptatt, ikke sant?
Hvis du bruker en CRM-programvare, kan den allerede tilby en slik funksjon. For eksempel bruker jeg Dubsado, som er et CRM-system for reklamer. Jeg kan sende klienter e-post og kontrakter direkte fra brukergrensesnittet.
Jeg har alle de andre funksjonene i et klientadministrasjonssystem til omtrent samme pris som jeg må betale for signaturprogramvare alene.
For å konkludere
Forhåpentligvis har dette gitt deg en ide om hva du kan legge inn i kontrakten.
Forsikre deg om at kontraktene dine er datert og signert før du vurderer en jobb booket.
Gå over dem med klienten og sørg for at vilkårene blir forstått. Mange gidder ikke å lese ting før de signerer det, og du vil ikke takle noen overraskelser.
Vær oppmerksom på at dette innlegget er kun ment for utdanning og utgjør ikke juridisk rådgivning, siden jeg ikke er advokat og ikke kan gi råd i den egenskapen.
For å forsikre deg om at noen av avtalene dine eller skriftlige avtaler er juridisk bindende, og vil dekke deg i tilfelle avvik, vennligst kontakt en advokat.