Fotografer må i disse dager ha mange hatter. Ikke bare må du skyte og redigere bildene dine, men du må også bruke tid på sosiale medier, markedsføre til kunder og holde tritt med alle de daglige administrative oppgavene for å drive en bedrift. Det er nok å gi selv den mest organiserte personen hodepine. For å toppe det kan tidsstyring være noe kreative mennesker ofte sliter med.
Som en kreativ person som stolte meg over produktiviteten min til jeg startet min egen virksomhet, tok det meg mye prøving og feiling for å finne ut hvordan jeg kunne få mest mulig ut av dagen min uten massevis av stress og overveldelse.
Hvis du er lei av å føle deg travel, men ikke produktiv, er det noen nyttige tips.
Velg tre prioriteringer for dagen din
De fleste har ikke så god følelse av hvor lang tid en gitt oppgave tar dem. De overbelaster kalendere med oppgaver og føler seg utilstrekkelige eller frustrerte når de ikke sjekker dem alle på slutten av dagen.
Selvfølgelig vil dette tipset avhenge av hva du trenger for å få gjort. Du kan ha en skytdag eller trenger å bruke hele dagen på å redigere, og vil derfor være fokusert på en oppgave. Imidlertid vil du sannsynligvis også ha et par små ting du trenger å utføre på en dag, for eksempel å sende en faktura og returnere noen e-post eller telefonsamtaler.
Poenget er at du bør fokusere på tre prioriteringer om dagen, og takle dem i rekkefølge etter betydning.
Dette tipset er også kjent som Rule-of-Three fra boken Få resultater på den smidige veien, og det er ment å forhindre at du løper fra oppgave til oppgave uten et klart definert resultat.
I Rule-of-Three definerer du tre oppgaver du skal gjøre på en dag, tre oppgaver for uken din, og også tre oppgaver for måneden din og året ditt.
Start hver dag med å definere de tre tingene du vil fokusere på, og sørg for å sjekke inn med deg selv om å holde deg på sporet. Vær oppmerksom på hvor lang tid det tar deg, og legg merke til eventuelle mønstre som dukker opp når du arbeider med bestemte oppgaver. Det vil gi deg mer informasjon for å avgrense dine tidsstyringsstrategier.
Spor tiden din
Når du kommer i gang med å prøve forskjellige teknikker for tidsstyring, må du spore tiden din.
I løpet av det første halvannet av driften av min fotograferingsvirksomhet skrev jeg ned alt jeg gjorde på en dag i en liten notisbok, samt hvor lang tid det tok meg.
Hvis dette høres ut som en super tidkrevende og anal ting å gjøre, er det faktisk ikke det. Det tar virkelig et sekund å sjekke klokken din og lage et notat som består av to eller tre ord som beskriver oppgaven din.
Enda bedre, du kan bruke en tidssporingsapp som Hours Tracker.
Informasjonen du får fra å spore tiden din er gull.
Hvis du oppdager at du bruker mye tid på visse oppgaver som ikke er helt nødvendige, kan du ta skritt for å redusere tiden du bruker på dem, eller kutte dem helt ut.
Hvis du for eksempel tror at du bare bruker en halv time om dagen på å surfe på nettet, kan du oppleve at du hele tiden går nedover kaninhullet og at det er nærmere to timer.
Bruk en online kalender for å planlegge tidsblokker
En av de mest effektive måtene å øke produktiviteten din er å jobbe i tidsblokker og planlegge dem i en online kalender som Google.
Å organisere timeplanen din i stedet for å utarbeide en oppgaveliste hjelper deg å bruke disiplin og orden på oppgavene dine.
Du dedikerer spesifikke tidsvinduer til oppgavene dine, og gjør dem dermed til en prioritet og det eneste fokuset i løpet av den tiden. Det hjelper til med å minimere distraksjoner og den mentale byrden ved å bytte oppgaver.
Bruk en online kalender for å planlegge oppgavene dine som ikke omsettelige hendelser. Hvis du har gjort ting på en analog måte - skrevet ut oppgavelister eller ført en papirjournal - kan det hende du bruker en online kalender mye mer effektivt.
En online kalender kan hjelpe deg med å planlegge møter og sende ut varsler til inviterte. Du kan lage gjentatte hendelser i den elektroniske kalenderen din, sette opp påminnelser, og du kan få tilgang til kalenderen fra flere enheter.
Sørg for at du planlegger pauser i kalenderen. Det er en veldig dårlig ide å sitte foran dataskjermen hele dagen uten å stå opp regelmessig for å strekke, spise et ordentlig måltid eller bare ta noen minutter på litt FoU.
Bruk et CRM-system
Det er så mange apper og produktivitetsverktøy som hjelper folk med å administrere tiden, prosjektene og livet bedre. Du kan til og med bruke noen av disse allerede.
Imidlertid, hvis du ikke allerede bruker et CRM-system (client relationship management), kan du gå glipp av et enormt nyttig verktøy som kan redusere nødvendigheten av å ha flere apper til flere forskjellige bruksområder.
Et CRM-system er et verktøy for klientadministrasjon og relasjonsbygging som vil hjelpe deg med å holde oversikt over dine klienter og prosjekter. Du kan gjøre ting som å registrere datoene du sist kommuniserte med en klient og angi en påminnelse for oppfølging.
Imidlertid tilbyr de fleste CRM så mye mer, inkludert regnskapsverktøy og kontraktsskriving.
Jeg bruker og anbefaler Dubsado, som er et CRM-system for reklamer. Du kan lage merkevarekontrakter du kan sende ut for elektronisk signatur, sende en e-post direkte fra brukergrensesnittet, og holde oversikt over alle potensielle kunder og kunder i et visuelt behagelig og lett å navigere system. Den integreres til og med med Google-kalenderen din.
Hvis du bruker programvare for kontraktunderskrift som Hello Sign eller Adobe, kan du få den samme funksjonen i Dubsado med alle de andre fordelene for en lignende prislapp.
Andre alternativer er Nutshell og Insightly.
Nix Multi-Tasking
Forskningen er i: multitasking er overvurdert.
Multi-tasking har en tendens til å bli sett på positivt, men den nyeste forskningen viser at det er skadelig for produktiviteten og kvaliteten på arbeidet ditt.
Arbeid av høy kvalitet er avhengig av hvor mye tid du bruker på en oppgave og intensiteten i fokuset ditt. Hvis du kan øke fokuset ditt, kan du gjøre mer gjort på kortere tid.
Å jobbe med flere oppgaver om gangen overbelaster hjernen. Når du jobber med flere ting samtidig, bytter du mentale funksjoner, noe som ender med å være kontraproduktivt.
I følge Gloria Mark, forsker og forfatter av Multi-Tasking i den digitale tidsalderen, den gjennomsnittlige kunnskapsarbeideren bytter oppgaver hvert tredje minutt. Når det er distrahert, kan det ta nesten en halv time å gjenoppta den opprinnelige oppgaven. Det er 30 bortkastede minutter fordi du sjekket e-posten din og svarte på en melding.
Ikke rart at den gjennomsnittlige arbeidstakeren jobber i tre timer av en typisk åtte timers arbeidsdag - selv om de ikke hele tiden ser på Instagram eller Facebook.
Legg bort enhetene dine
Så som du ser, er en av de største måtene å ødelegge produktiviteten din å sjekke e-post og sosiale medier hele dagen. Disse sekundene eller minuttene kan gi enorme mengder bortkastet tid og ødelegge fokuset ditt for oppgavene.
Legg bort telefonen, lukk nettleservinduet med den åpne innboksen, og konsentrer deg om oppgaven som ligger foran deg.
Bestem deg for et par ganger om dagen når du vil sjekke og svare på e-post og Instagram-innlegg og holde deg til det.
Da jeg kombinerte dette med å blokkere tiden min, ble jeg overrasket over resultatet. Jeg oppnådde bokstavelig talt tre ganger mer på en dag enn jeg gjorde da jeg bare svingte fra oppgave til oppgave, og svarte på hver tekst og e-post når jeg mottok den.
Prøv Pomodoro-metoden
Pomodoro-teknikken er et veldig populært tidsstyringsverktøy designet for å holde deg så produktiv som mulig.
I denne metoden for tidsstyring velger du en oppgave du ønsker å få gjort, og stiller en tidtaker i 25 minutter for å jobbe fokusert og uten avbrudd.
Du kan gjøre dette i 25 minutter, ikke sant?
Når timeren ringer, ta en kort pause som ikke er arbeidsrelatert, som å strekke eller ta en matbit.
Når du har gjort fire "pomodoros", kan du ta en lengre pause, som 20 eller 30 minutter. Hjernen din vil ta denne tiden å assimilere ny informasjon.
Sett en dag til side for ærend og admin
Dette er nok et produktivitetshack som gjør underverker for noen mennesker. Ha en dag satt av i uken der du vil ta vare på alle dine personlige ærend eller forretningsadministratorer eller en kombinasjon av begge.
Det kan være ting du gjør på ukentlig basis, som forberedelse av måltidet eller klesvask, som alle kan henvises til en dag, slik at du kan fokusere på forretningsoppgaver resten av uken.
Det kan være lurt å ha en ukedag til side når du planlegger alle møter eller medisinske avtaler. Alternativt kan du gjøre alt administratoren din som fakturering, regnskap eller til og med planlegging av sosiale medier.
Å oppsummere
Det er mange teknikker og verktøy for tidsstyring der ute som kan hjelpe deg med å øke produktiviteten og redusere stress og utbrenthet.
Ingen av dem vil fungere for deg, men dette er noen av de mer populære du kanskje vil prøve.
Enten du er hobbyfotograf eller proff, er sjansen stor for at du har massevis av ting hver dag.
Å finne måter å bli mer effektiv på kan ende opp med å legge til timer på dagen og til og med hjelpe deg med å sove bedre.